INDICE

1. Premessa
2. Destinatari della Procedura
3. Oggetto della Segnalazione
4. Contenuto delle Segnalazioni
5. Destinatario delle Segnalazioni
6. Canali di comunicazione delle Segnalazioni
7. Tutela del Segnalante
8. Trattamento dei dati personali
9. Conservazione dei documenti inerenti la Segnalazione
10. Divulgazione pubblica
11. Segnalazioni vietate
12. Divieto di comportamenti discriminatori e ritorsivi

1. Premessa

Sapre Costruzioni S.r.l. (di seguito anche «SAPRE COSTRUZIONI») adotta la procedura Whistleblowing (di seguito anche «Procedura WB») ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023 n. 24.

2. Destinatari della Procedura

• Destinatari della Procedura sono:
  i vertici aziendali, i componenti degli organi sociali e dell’Organismo di Vigilanza;
•  i dipendenti, gli ex dipendenti e i candidati a posizioni lavorative;
• i volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
• i soci, i clienti, nonché – a titolo non esaustivo – i partner, i fornitori, i consulenti, i collaboratori nello svolgimento della propria attività lavorativa presso SAPRE COSTRUZIONI;
•  i lavoratori autonomi e i liberi professionisti,

che sono in possesso di informazioni su violazioni, come definite nella presente Procedura.
Rientrano, altresì, tra i Destinatari, i soggetti fisici e giuridici, non ricompresi nelle precedenti categorie, ma ai quali si applicano le misure di protezione previste dalla presente Procedura.
Quanto previsto nel presente documento si applica anche alle Segnalazioni anonime, purché adeguatamente circostanziate, come di seguito definite.

3. Oggetto della Segnalazione

La presente Procedura consente di segnalare tempestivamente:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• qualsiasi condotta illecita rilevante ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001;
• qualsiasi violazione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato dalla Società e del Codice Etico;
• ogni altra fattispecie disciplinata dall’art. 2, comma 1, lett. a), del D.Lgs. n. 24/2023 (tra gli altri, ad esempio, illeciti concernenti la sicurezza e conformità dei prodotti),
  delle quali si venga a conoscenza in ragione delle funzioni svolte (di seguito anche «Segnalazioni»).

4. Contenuto delle Segnalazioni

La Segnalazione deve essere adeguatamente circostanziata, contenere tutti gli elementi utili a garantire la raccolta di quanto indispensabile alla ricostruzione del fatto e all’accertamento della fondatezza di quanto segnalato. In particolare, la Segnalazione dovrà contenere i seguenti elementi:

• generalità del Segnalante, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’azienda;
• descrizione dei fatti oggetto di segnalazione, comprese, se conosciute, le circostanze di tempo e luogo in cui sono stati commessi i fatti segnalati;
• se conosciute, generalità o comunque altri elementi (funzione/ruolo aziendale) che consentano un’agevole identificazione del presunto autore del comportamento illecito.
  Il Segnalante potrà indicare i seguenti ulteriori elementi:
• eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti;
• ulteriori informazioni/documentazione a riscontro della Segnalazione.
  Le Segnalazioni non possono riguardare meri sospetti o notizie meramente riferite da terzi o comunque che non abbiamo elementi di fatto o documenti univoci a supporto degli stessi. In ogni caso, non è necessario che il Segnalante sia certo dell’effettivo avvenimento dei fatti segnalati e dell’autore degli stessi, essendo sufficiente che, in base alle proprie conoscenze e in buona fede, ovvero sulla base di una ragionevole convinzione fondata su elementi di fatto e circostanziati, lo ritenga altamente probabile.

5. Destinatario delle Segnalazioni

Il Presidente dell’Organismo di Vigilanza rappresenta il Destinatario dedicato delle Segnalazioni, specificatamente nominato dall’Organo competente.

6. Canali di comunicazione delle Segnalazioni

Canali di comunicazione interni

SAPRE COSTRUZIONI attiva e mantiene aperti i seguenti canali di comunicazione interni (di seguito anche i «Canali di ricezione») verso il Destinatario delle Segnalazioni:

• in forma scritta. È necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del Segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la Segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del Segnalante dalla Segnalazione. Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” al Destinatario delle Segnalazioni (“riservata Presidente OdV”). La busta deve essere trasmessa a mezzo posta raccomandata all’indirizzo che verrà reso disponibile ai destinatari di questa procedura. La Segnalazione sarà oggetto di protocollazione riservata, su autonomo registro, da parte del Destinatario della Segnalazione;
• in forma orale, ovvero, su richiesta del Segnalante da trasmettere all’indirizzo email che verrà reso disponibile ai destinatari di questa procedura e nelle sole disponibilità del Presidente dell’Organismo di Vigilanza, o con le modalità di cui al punto che precede, mediante un incontro diretto con il Destinatario della Segnalazione, fissato entro un termine ragionevole. In tal caso, previo consenso del Segnalante, il colloquio è documentato mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale, che il Segnalante può verificare e/o rettificare e che dovrà confermare mediante sottoscrizione.
  Resta inteso che chiunque riceva una Segnalazione, in qualsiasi forma (orale o scritta), deve trasmetterla senza indugio, e comunque entro 3 giorni dal suo ricevimento, al Destinatario della Segnalazione attraverso i canali di segnalazione interni sopra descritti, dandone contestuale notizia al Segnalante (ove noto). È, altresì, tenuto a trasmettere l’originale della Segnalazione, inclusa eventuale documentazione di supporto nonché l’evidenza della comunicazione al Segnalante, dell’avvenuto inoltro della Segnalazione. Chiunque riceva una Segnalazione non può trattenere copia dell’originale e deve eliminare eventuali copie in formato digitale, astenendosi dall’intraprendere qualsiasi iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento.
  La mancata comunicazione di una Segnalazione ricevuta nei termini suddetti costituisce violazione della Procedura e potrà comportare l’adozione di provvedimenti disciplinari.

Gestione delle Segnalazioni

Il Destinatario della Segnalazione svolge le seguenti attività:

1. rilascia al Segnalante avviso di ricevimento della Segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione;
2. mantiene le interlocuzioni con il Segnalante e può richiedere a quest’ultimo, se necessario, integrazioni;
3. dà diligente seguito alle Segnalazioni ricevute;
4. fornisce riscontro alla Segnalazione entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
   Le Segnalazioni anonime vengono prese in carico soltanto se adeguatamente circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, di talché non siano necessarie integrazioni istruttorie.

I compiti di chi riceve la Segnalazione

Il Destinatario della Segnalazione che riceve la Segnalazione provvede con tempestività a compilare il «Registro delle Segnalazioni» in cui vengono riportati:

• il numero identificativo progressivo che ne consente l’identificazione univoca;
• la data di ricezione;
• il canale di ricezione utilizzato;
• la classificazione della Segnalazione, in base alla valutazione preliminare del suo contenuto;
• risultanze emerse e conclusioni.
  Il Destinatario che riceve la Segnalazione effettua un primo screening di ammissibilità, poiché è importante distinguere una Segnalazione aderente a determinati criteri soggettivi (proveniente dai «Destinatari della procedura Whistleblowing») ed oggettivi (così come identificati al paragrafo 3), da una mera lamentela.
  Il Destinatario della Segnalazione valuterà:

1. se l’oggetto della Segnalazione è già stato valutato in passato dall’organizzazione, o dall’Autorità competente;
2. se la Segnalazione contiene sufficienti elementi per poter essere verificata o se, al contrario, risulta troppo generica e priva degli elementi necessari per una successiva indagine.

Qualora il Destinatario della Segnalazione valuti la Segnalazione alla stregua di una mera lamentela, o verifichi il fatto che l’oggetto della Segnalazione è già stato riscontrato in passato dall’organizzazione o dall’Autorità competente procederà all’archiviazione della Segnalazione, informando il Segnalante. Il Destinatario della Segnalazione ne darà atto in apposito verbale, trascritto nel registro e trasmetterà la Segnalazione alle funzioni aziendali competenti al suo trattamento.
Qualora il Destinatario della Segnalazione valuti la Segnalazione eccessivamente generica (Segnalazione «Carente») e necessiti di ulteriori elementi utili all’indagine, dovrà contattare il Segnalante, nella tutela della riservatezza dell’identità dello stesso. Ove ritenuto utile per gli approfondimenti, il Destinatario della Segnalazione può acquisire informazioni dalle Persone coinvolte nella Segnalazione, le quali hanno anche facoltà di chiedere di essere sentite o di produrre osservazioni scritte o documenti. In tali casi, anche al fine di garantire il diritto di difesa, viene dato avviso alla Persona coinvolta dell’esistenza della Segnalazione, pur garantendo la riservatezza sull’identità del Segnalante e delle altre Persone coinvolte e/o menzionate nella Segnalazione.
Nel caso in cui non siano forniti ulteriori elementi o siano forniti elementi insufficienti all’indagine, il Destinatario valuterà le eventuali ragioni sottese, qualora indicate, nonché provvederà a verificare la possibilità di ottenere le informazioni necessarie mediante il ricorso ad altri canali.
Per le Segnalazioni «Rilevanti», cioè sufficientemente circostanziate e pertinenti da consentire l’avvio delle indagini di riscontro, il Destinatario delle Segnalazioni svolge gli opportuni accertamenti interni per verificare la fondatezza dei fatti denunciati. Nel caso lo ritenga necessario, può avvalersi di consulenti esterni, tenuti all’obbligo di riservatezza sui fatti di cui vengono a conoscenza nell’espletamento dell’attività di consulenza e sull’identità delle persone coinvolte.
Qualora la Segnalazione risulti «fondata», il Destinatario delle Segnalazioni è tenuto a contestare tempestivamente e formalmente le violazioni denunciate alla Persona Segnalata, la quale può, entro 30 giorni dalla ricezione della contestazione, chiedere di essere sentita ovvero presentare osservazioni scritte e documenti.
Al termine degli accertamenti il Destinatario delle Segnalazioni predispone una apposita relazione per il Consiglio di amministrazione in cui è formalizzato il contesto, il quadro normativo e procedurale di riferimento, le attività di verifica svolte, i relativi risultati emersi, i documenti e/o altri elementi comprovanti la condotta illecita o la violazione commessa, l’eventuale proposta di sanzione.
Qualora, invece, dall’analisi svolta la Segnalazione, se non anonima, risulti infondata e ragionevolmente effettuata con dolo o colpa grave dal Segnalante, il Destinatario della Segnalazione attiva le funzioni aziendali competenti per l’avvio del procedimento disciplinare nei confronti del Segnalante. In tale caso il Destinatario della Segnalazione ne dà comunicazione al Soggetto Segnalato, per consentirgli l’esercizio dei diritti di difesa. Anche in questi casi è necessaria la verbalizzazione dell’attività svolta.
In caso di Segnalazioni che riguardino i componenti del Consiglio di amministrazione, il Destinatario delle Segnalazioni dà comunicazione immediata all’Organo di controllo.
Qualora le segnalazioni concernano condotte rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/01 ovvero evidenzino una o più violazioni del Modello organizzativo, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza deve darne immediata notizia all’Organismo stesso, il quale può presentare osservazioni in merito alla linea di indagine da seguire.

Canale esterno di segnalazione

Il Segnalante può effettuare una segnalazione esterna, attraverso apposito canale attivato dall’ANAC, qualora, al momento della sua presentazione, ricorra una delle seguenti condizioni:

• il Segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi del precedente paragrafo e la stessa non ha avuto seguito;
• il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

7. Tutela del Segnalante

I canali di segnalazione interna garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante nelle attività di gestione delle Segnalazioni (a partire dal ricevimento della Segnalazione, e in tutte le fasi del processo). Chiunque riceva una Segnalazione è tenuto alla riservatezza dell’identità del Segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione.
La tutela del Segnalante è estesa anche ai seguenti casi:

• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• dopo lo scioglimento del rapporto se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso,
  Le misure di protezione si applicano anche ai seguenti soggetti:
• i facilitatori, le persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante, che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• i colleghi di lavoro del Segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con esso un rapporto abituale e corrente;
• gli enti di proprietà del Segnalante o per i quali lo stesso lavora, nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante.
  Sono fatti salvi gli obblighi di legge in merito alle comunicazioni all’Autorità.
  Le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
  L’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso dello stesso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679.
  Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del Segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità.
  Può, inoltre, non essere rispettata la riservatezza del Segnalante nei casi in cui:
• il Segnalante dia il consenso espresso alla rivelazione della sua identità;
• venga accertata con sentenza di primo grado la responsabilità penale del Segnalante per reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati commessi con la Segnalazione, ovvero la sua responsabilità civile per lo stesso titolo nei casi di dolo o colpa grave;
• l’anonimato non sia opponibile per legge e l’identità del Segnalante sia richiesta dall’Autorità Giudiziaria.
  La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fermo restando le ulteriori forme di responsabilità previste dall’Ordinamento.
  Il Segnalante è tenuto indenne da atti discriminatori o di ritorsione, diretti o indiretti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione. Nel merito, si rinvia al paragrafo 12.

8. Trattamento dei dati personali

I dati personali raccolti in ordine al trattamento della Segnalazione vengono conservati fino alla conclusione dell’attività e successivamente cancellati. I dati personali manifestamente non utili all’esame della Segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, vengono cancellati tempestivamente. A tal fine, il Segnalante è tenuto a comunicare soltanto quei dati che ritiene rilevanti ai fini della Segnalazione, tenuto conto altresì della possibilità per il Destinatario della Segnalazione di interloquire per richiedere ulteriori informazioni. Gli originali delle segnalazioni pervenute in forma cartacea sono conservati in apposito ambiente protetto.
SAPRE COSTRUZIONI individua misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati, sulla base di una valutazione d’impatto (DPIA) sulla protezione dei dati, e disciplinando il rapporto con eventuali fornitori esterni che trattano dati personali per loro conto ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679. In particolare, SAPRE COSTRUZIONI individua misure idonee ad evitare l’accesso di terzi alle informazioni e documenti.

9. Conservazione dei documenti inerenti la Segnalazione

Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui al punto che precede.
Fermo quanto anticipato nel paragrafo 8, la documentazione viene conservata adottando misure tecniche e organizzative adeguate al fine di impedire la loro perdita, distruzione o danno accidentali nel rispetto dei principi di integrità e riservatezza di cui all’art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679.

10. Divulgazione pubblica

Per «divulgazione pubblica» si intende il rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.
Il Segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dalla presente Procedura solo nel caso in cui, al momento della divulgazione pubblica, ricorra una delle seguenti condizioni:

• il Segnalante ha previamente effettuato una Segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dalla presente Procedura e non è stato dato riscontro nei termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle Segnalazioni;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

11. Segnalazioni vietate

SAPRE COSTRUZIONI non ammette che la presente Procedura di segnalazione di illeciti e violazioni possa rappresentare lo strumento per dare sfogo a dissapori o contrasti tra il personale dell’organizzazione. In particolare, sono vietati:
– l’inoltro di Segnalazioni con finalità puramente diffamatorie o calunniose;
– il ricorso a espressioni ingiuriose;
– l’inoltro di Segnalazioni che attengono esclusivamente ad aspetti della vita privata, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l’attività aziendale.

12. Divieto di comportamenti discriminatori e ritorsivi

Non è consentita, né tollerata, alcuna forma di ritorsione o azione discriminatoria, diretta o indiretta, aventi effetti sulle condizioni di lavoro del Segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione.
La protezione è garantita anche al Segnalante anonimo, che ritiene di aver subito ritorsioni ed è stato successivamente identificato.
Le misure di protezione si applicano nei limiti e alle condizioni previste dal capo III del D.lgs. n. 24/2023 e sono estese anche a:

• i facilitatori, le persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante, che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• i colleghi di lavoro del Segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con esso un rapporto abituale e corrente;
• gli enti di proprietà del Segnalante o per i quali lo stesso lavora nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante.
  Di seguito sono indicate talune fattispecie che, qualora siano riconducibili al primo paragrafo di questo articolo, costituiscono ritorsioni:
• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
• le note di merito negative o le referenze negative;
• l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
• la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• l’annullamento di una licenza o di un permesso;
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Gli atti assunti in violazione del presente articolo sono nulli. I soggetti tutelati che siano stati licenziati a causa della Segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile hanno diritto a essere reintegrate nel posto di lavoro, ai sensi della normativa vigente, in ragione della specifica disciplina applicabile al lavoratore.
La violazione del suddetto divieto è sanzionabile sul piano disciplinare, in conformità al Sistema Disciplinare aziendale adottato dalla Società nell’ambito del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo